Kako odabrati poslovni program za turističku agenciju: kontrolni popis od 12 pitanja

Dobar poslovni program turističkoj agenciji treba olakšati rezervacije, izdavanje računa, rad s klijentima i pregled poslovanja. Pri odabiru nije dovoljno gledati samo popis funkcija — važno je provjeriti odgovara li program stvarnom načinu rada vaše agencije.

U nastavku je kontrolni popis od 12 pitanja koji možete koristiti za usporedbu rješenja, uključujući program Program Agencija.

1. Kontrolni popis: 12 pitanja prije odabira

Za svako pitanje zapišite odgovor i ocijenite važnost funkcije za svoju agenciju.

Kod računa, poreznih evidencija i obrade osobnih podataka potrebno je provjeriti odgovara li program vašim konkretnim obvezama i načinu rada. Za objavu i primjenu obavezno provjerite aktualne računovodstvene, porezne i druge propise s odgovornom osobom ili stručnim savjetnikom.

2. Kako bodovati potrebe svoje agencije

Nisu sve funkcije jednako važne svakoj turističkoj agenciji. Agencija koja uglavnom prodaje izlete može imati drukčije prioritete od agencije koja organizira višednevna grupna putovanja.

Za svako pitanje dodijelite ocjenu važnosti:

• 0 bodova – funkcija nam nije potrebna ili je rijetko koristimo
• 1 bod – korisna je, ali nije presudna
• 2 boda – ključna je za svakodnevni rad

Zatim za svaki program procijenite koliko dobro ispunjava pojedini kriterij:

• 0 bodova – funkcija ne postoji ili nije prihvatljiva
• 1 bod – funkcija postoji, ali ima ograničenja ili zahtijeva dodatni ručni rad
• 2 boda – funkcija u potpunosti odgovara potrebama agencije

Za realniju procjenu pomnožite važnost kriterija s ocjenom programa. Tako će ključne funkcije imati veći utjecaj na konačni rezultat.

Primjer tablice za bodovanje

Rezultat kriterija = važnost × ocjena programa

Ne gledajte samo ukupan zbroj. Ako program ima nisku ocjenu za funkciju koja je vašoj agenciji presudna, to može biti važnije od visokog rezultata u manje bitnim područjima.

3. Što detaljno provjeriti prije odluke

Rezervacije i organizacija posla

Rezervacije bi trebale biti pregledne i povezane s klijentima, uslugama, datumima i uplatama. Provjerite koliko je koraka potrebno za unos nove rezervacije i možete li naknadno jednostavno promijeniti podatke.

Važno je provjeriti i podržava li program:

• pregled slobodnih i zauzetih termina
• različite statuse rezervacija
• podatke o putnicima i kontakt osobama
• napomene i interne zadatke
• pregled promjena i otkazanih rezervacija
• povezivanje rezervacije s računom i uplatom

Ako zaposlenici podatke prepisuju iz više tablica ili sustava, povećava se mogućnost pogrešaka. Dobar program treba smanjiti takav ručni rad.

Računi, uplate i evidencija klijenata

Provjerite mogu li se računi izdavati iz već unesenih podataka o rezervaciji. Tako se smanjuje dvostruki unos i lakše prati što je naplaćeno, a što još nije.

Kod ovog dijela posebno provjerite:

• podržava li program vaše vrste prodaje i usluga
• može li se evidentirati više uplata za jednu rezervaciju
• kako se obrađuju predujmovi, storna i ispravci
• može li se pregledati stanje po klijentu
• mogu li se podaci jednostavno pronaći i ažurirati

Za način izdavanja računa, porezni tretman pojedinih usluga i obvezne evidencije potrebno je napraviti zasebnu provjeru prema važećim pravilima: [PROVJERI: aktualne računovodstvene i porezne zahtjeve koji se odnose na poslovanje turističke agencije].

Korisnička prava i zaštita podataka

Ako više zaposlenika koristi isti program, svi ne trebaju imati jednak pristup. Osoba koja radi rezervacije možda ne treba uređivati postavke sustava ili pristupati svim financijskim podacima.

Provjerite možete li:

• izraditi različite korisničke uloge
• ograničiti pristup pojedinim funkcijama
• deaktivirati korisnika koji više ne radi u agenciji
• pratiti tko je unosio ili mijenjao podatke
• zaštititi pristup lozinkom i dodatnim sigurnosnim mehanizmima, ako su dostupni

Budući da se obrađuju osobni podaci putnika i klijenata, provjerite gdje se podaci pohranjuju, tko im može pristupiti i kako se izrađuju sigurnosne kopije. Za usklađenost s pravilima zaštite osobnih podataka potrebna je provjera vaših konkretnih procesa: [PROVJERI: obveze agencije povezane s obradom i čuvanjem osobnih podataka].

Rad u uredu i na terenu

Turistički djelatnici često rade izvan ureda — na sajmovima, sastancima, izletima ili kod poslovnih partnera. Zato je važno znati može li se program koristiti na lokaciji na kojoj se posao stvarno obavlja.

Provjerite:

• radi li program na uređajima koje već koristite
• je li sučelje pregledno na prijenosnom računalu ili tabletu
• možete li pristupiti aktualnim podacima izvan ureda
• što se događa ako nema internetske veze
• mogu li zaposlenici sigurno raditi s različitih lokacija

Najbolje je zatražiti demonstraciju sa stvarnim primjerom iz vašeg poslovanja, primjerice unosom rezervacije, promjenom statusa i evidentiranjem uplate.

4. Izvještaji, podrška i izvoz podataka

Izvještaji koji pomažu u odlučivanju

Izvještaj nije koristan samo zato što postoji. Mora pomoći da brzo odgovorite na konkretno pitanje: koliko je rezervacija ostvareno, koji klijenti imaju otvorene obveze ili koje se usluge najviše prodaju.

Prije odabira zatražite prikaz izvještaja koje ćete stvarno koristiti. To mogu biti:

• rezervacije po razdoblju
• prihodi i uplate
• otvorena dugovanja
• prodaja po vrsti usluge
• podaci po djelatniku, poslovnici ili kanalu prodaje
• otkazane i zaključene rezervacije

Provjerite mogu li se izvještaji filtrirati, ispisati i izvesti za daljnju obradu.

Podrška pri radu

Podrška je važna osobito tijekom početka korištenja programa i u razdobljima povećanog opsega posla. Prije odluke pitajte:

• kome se korisnici obraćaju kada imaju problem
• putem kojih kanala je podrška dostupna
• postoje li upute ili korisnička dokumentacija
• pomaže li netko pri početnom unosu podataka
• kako se rješavaju prijavljene greške
• postoji li obuka za nove korisnike

Tražite konkretan opis postupka podrške, a ne samo opću tvrdnju da je podrška dostupna.

Izvoz i vlasništvo nad podacima

Podaci o klijentima, rezervacijama i računima važan su dio poslovanja. Zato unaprijed provjerite možete li ih izvesti ako mijenjate način rada, šaljete podatke računovodstvu ili izrađujete vlastite analize.

Provjerite:

• koje se vrste podataka mogu izvesti
• u kojim formatima
• može li izvoz pokrenuti korisnik ili je potrebna pomoć podrške
• mogu li se izvesti svi podaci ili samo određeni izvještaji
• kako se podaci preuzimaju pri prestanku korištenja programa

Jasan postupak izvoza smanjuje ovisnost o jednom alatu i olakšava dugoročno upravljanje poslovnim podacima.

5. Kako usporediti program s vlastitim procesima

Prije konačne odluke napravite kratki test na stvarnom scenariju. Nemojte ocjenjivati samo izgled sučelja, nego prođite cijeli postupak:

1. unesite novog klijenta
2. otvorite rezervaciju za odabranu uslugu
3. dodajte podatke o putnicima
4. evidentirajte uplatu ili predujam
5. izdajte račun ili pripremite podatke za izdavanje
6. promijenite status rezervacije
7. pronađite klijenta i pregledajte povijest
8. izradite izvještaj
9. izvezite podatke
10. provjerite prava drugog korisnika

Zabilježite koliko je vremena potrebno, gdje se podaci ponavljaju i koje korake zaposlenici ne razumiju bez dodatne pomoći. Program koji dobro funkcionira u demonstraciji nije nužno najbolji ako se ne uklapa u svakodnevne procese vaše agencije.

Ako razmatrate Program Agencija, zatražite prikaz funkcija na primjeru koji odgovara vašem načinu rada i usporedite ga s popunjenom tablicom kriterija.

FAQ